バックオフィス業務を委託する際の注意点を解説！アウトソーシングで業務効率をあげよう
バックオフィス業務を委託する企業が増えてきていますが、その理由にはさまざまな社会課題があるのをご存じでしょうか？この記事を読んでいるあなたも、社会課題の渦中にいるのかもしれません。
業務をアウトソーシングすることで業務が効率化する一方で、いくつか知っておくべき注意点があります。本記事では、バックオフィス業務を委託する際の注意点をメインに解説します。アウトソーシングに向いている業務についても深掘りしますので、参考にしてください。
バックオフィス業務を委託する背景とは
バックオフィス業務を外注する企業が増えている主な背景は以下のとおりです。
企業での人材不足の課題
業務効率化を図るため
それぞれの背景を解説します。
企業での人材不足の課題
近年、多くの企業が人材不足に直面しています。競争が激化する中、経理や総務といったバックオフィス業務も適切な人材を確保するのが難しくなっているのです。これらの背景から、業務の円滑な遂行を維持するためにバックオフィス業務を外部委託するケースが増えています。
外部の専門業者に依頼することで、企業は必要なスキルを持つプロフェッショナルに業務を任せられるようになり、人材不足の課題を克服する手段となっています。
業務効率化を図るため
業務効率化は現代のビジネス環境で重要な課題となっています。バックオフィス業務も例外ではありません。企業は業務プロセスを最適化し、時間とリソースを節約したいのです。バックオフィス業務を委託することで、専門知識を持つ外部の専門家が効率的な方法で業務を遂行するための支援を提供します。企業は内部リソースをより戦略的なタスクに集中できるようになり、業務全体の効率化を実現できます。
アウトソーシングに向いている業務
アウトソーシングに向いている業務は以下の通りです。
経理業務
人事・労務
営業事務
秘書業務
それぞれの業務がアウトソーシングに向いている理由を解説します。
経理業務
経理業務は定型作業が膨大にあるため、アウトソーシングに向いている業務の1つと言えます。外部の専門家による経理サービスは、複雑な会計処理や税務申告などを効率的に行い、企業の財務健全性を維持する手助けをしてくれるでしょう。経理業務をアウトソーシングすることで、内部のリソースを戦略的な活動に集中させながら、経理業務を確実に遂行できます。
人事・労務
人事・労務の仕事は、人材募集・教育・人事評価・労務管理などをメインに行います。アウトソーシングが適用される具体的な範囲は、採用活動の支援・研修やセミナーの運営・給与計算・社会保険手続き・ハラスメント対策と過重労働への対応などです。企業がこれらの業務を外部専門家に委託することで、組織内の人事・労務管理を効率化し、従業員の幸福度と生産性を向上できるでしょう。
営業事務
営業事務をアウトソーシングすることで、受発注業務や見積書・請求書の発行、データの集計、顧客からの問い合わせへの対応やアフターフォローなど、営業関連の多彩な業務を外部専門家に委託できます。営業担当者の業務負荷を軽減し、彼らが本来の営業活動に集中する余裕を生み出せるでしょう。企業はクライアントとの信頼関係を構築し、ビジネスの成果を最大化するための努力に注力できます。
秘書業務
秘書業務の主な内容は、上司のスケジュール管理・電話やメールの上司宛対応・来客対応（上司宛）・必要書類の作成と管理など、多岐にわたります。企業の経営陣が業務に集中するためには、秘書が身の回りのサポートを担当する必要があるのです。経営の効率化を図りたい方には、秘書業務のアウトソーシングを検討して、より効果的な業務遂行を追求してみてください。
バックオフィス業務を委託する際の5つの注意点
バックオフィス業務を委託する際の5つの注意点は以下の通りです。
情報漏洩のリスクを理解しておく
対応してもらえない業務がある
社内での業務内容が共有しにくくなる
業務範囲が曖昧になると余計な費用がかかる可能性がある
社内にノウハウが蓄積されにくい
注意点を押さえて、後悔しないようにしましょう。
情報漏洩のリスクを理解しておく
バックオフィス業務を外部委託する際、情報漏洩のリスクを理解し、情報の機密性を確保することが極めて重要です。特に、このデジタル時代においては、企業の信頼性や評判を損ねる可能性がある情報漏洩のリスクは避けて通れません。情報の機密性を確保するためには、委託先が適切なセキュリティ対策を講じているかを事前に確認し、データの取り扱いに対するリスクを綿密に評価しましょう。
情報漏洩は企業にとって致命的な打撃となり得るため、委託先のセキュリティポリシーや対策体制に関する透明性を徹底的に求めることが大切です。適切なセキュリティ体制を備える委託先を選定することで、バックオフィス業務の外部委託を安心して実施し、企業の信頼性の向上につなげられます。
対応してもらえない業務がある
バックオフィス業務の委託は、一部対応してもらえない業務がある場合があります。業務委託を検討する際に欠かせないのは、委託先との提供範囲の明確な調整です。求める業務内容と、実際に委託先が提供できる業務が一致しないケースでは、思わぬ不都合や適切な対応が難しい状況が生じる可能性があります。
上記のようなトラブルを回避するためには、業務委託を検討する段階から、具体的な要件を詳細に共有し、両者の期待値を一致させることが肝心です。密なコミュニケーションを測りながら、確実な合意をすることで、後々のトラブルを予防し、スムーズな業務遂行を確保できるでしょう。
社内での業務内容が共有しにくくなる
バックオフィス業務の外注により、社内の業務内容やプロセスに隔たりを持つ可能性があります。こうなってしまうと、業務内容の社内共有が難しくなり、業務の一体感が損なわれる恐れがあります。社内の業務内容やプロセスに隔たりを生まないためには、委託先との適切なコミュニケーションと文書化が重要です。
業務の詳細や進捗状況を社内で密に共有し、変更点や課題についても適切な情報を提供することで、全体の連携を確保する必要があります。さらに、社内外の関係者が円滑に連携できるプラットフォームやツールの導入も検討すれば、さらに共有しやすくなるでしょう。
業務範囲が曖昧になると余計な費用がかかる可能性がある
業務委託に踏み切る際、業務範囲を明確に定義することが重要です。業務範囲があいまいなまま進行すると、後に追加の業務や変更が発生した際、そのたびに余計な費用や時間がかかる可能性があります。
契約締結時には、具体的な業務内容や変更手続きに関する詳細を入念に取り決め、不確定要素を排除しましょう。こうした手順を踏むことで、業務委託の効率性と透明性を確保し、予期せぬコスト増加を最小限に抑えられます。
社内にノウハウが蓄積されにくい
企業が外部へ業務を委託する場合、社内の貴重なノウハウや専門知識の蓄積が後退するリスクが懸念されます。外部委託によって、内部でのスキル向上や業務の継続的な改善が難しくなる可能性があるからです。このような状況に対処するためには、社内の知識管理を強化し、重要な情報を共有する仕組みを確立する必要があります。
たとえば、定期的な情報共有ミーティングやデータベースの整備を通じて、専門知識を維持し続けることが可能です。また、業務内容の文書化やベストプラクティスの整備も行いましょう。適切な対策をすることで、外部委託を通じて得られるメリットと、社内の知識資産を保護・活用することの両方が実現できます。
まとめ
バックオフィス業務の外部への委託には、さまざまなメリットがある一方で、注意するべきポイントがあることも分かりました。注意するべきポイントをしっかり理解し、対策を講じることで、自社に大きなメリットをもたらすことでしょう。
バックオフィス業務を委託する際には、最初に自社のニーズと目標を明確にし、どの業務を委託するかを検討することが重要です。そして、信頼性の高い委託先を選定するために、セキュリティ体制や過去の実績などを詳細に調査し、複数の候補を比較検討しましょう。
また、業務範囲を明確に定義し、契約内容を詳細に取り決めることで、後々のトラブルや余分な費用を避けられます。情報共有やコミュニケーションの仕組みを確立し、社内外の連携を促進することも重要です。外部委託によって社内のノウハウが減少するリスクに対しては、知識管理や情報の文書化を積極的に行い、専門知識の保持を図りましょう。
バックオフィス業務の委託は、効率化やコスト削減、専門性の向上など多くのメリットをもたらします。慎重な計画と適切な対策を講じることが「成功の鍵」です。自社のニーズに合わせて適切な業務を選定し、信頼性の高い委託先との協力を通じて、バックオフィス業務の効果的な委託を実現しましょう。